Making of TiaFes vol.6 当日スタッフとIFプラン

こんにちはエイミーです!

ここまで、主にティアフェスの事前準備について触れてきました。今回は当日の運営に目を向けて、スタッフの動き方などをお伝えしていきたいと思います。






ティアフェスには企画・運営を考えている数名の「コミッティー(委員会)」があることはお伝えした通りです。そして、当日はコミッティーに加えて合計10名程度の「当日スタッフ」が合流します。当日スタッフには主に3つの役割をお願いしています。

①入り口近辺のご案内サポート

各会場の入り口のウェルカム隊のサポートです。来場者の質問やイベントへのご案内をうけもちます。基本的にはウェルカム隊のみなさまが優秀過ぎるので、質問や迷子の案内等が発生することはほとんどありません。

②パトロール

パトロールという名の自由時間です。担当エリア内に限定されますが、スタッフユニフォームを脱いで会場内を散策する時間です。エリア内の混雑状況等、確認して回りますが特になにかが起こるということはありません。

③緊急時対応

メインミッションです。上記①②は十分な余力をもってやっています。この③緊急時対応のために当日スタッフは常に待機しているという感じです。そして、緊急時対応は「IFプラン」を元にあらかじめ決められており、速やかに行動に移せるように準備しています。


参考:IFプラン 伝達経路 全体図



IFプラン

「もしものときの対応プラン」です。いろいろなケースを想定しています。時間帯別、エリア別、イベント別等、細かにケースを分類していますので、IFプランの資料だけで10数ページにあります。当日スタッフはすべてのケースを頭に入れて、備えています。

ですが、このIFプラン、全部無駄になりました。当たり前ですが、無駄になることが最も望ましい結果なんです。いろんなケースを想定して、対応できる余力をもって当日スタッフの動きを準備していることそのものがとても大切だと思っています。

そうすると、割と当日スタッフってやることないの?という疑問が浮かんでくることもあろうかと思います。その答えは「イエスでもあり、ノーでもある」という感じです。確かに、なにか具体的にやっている時間はないでしょうが、割と中の人はバタバタしていることが多いです。常にタイムテーブルとにらめっこしながら、今やるべきことを確認しつつ、来場者様にも目を配りつつ・・・。これといってなにが忙しいわけではないですが、ずーーーっと集中している感じ。本当に大変だと思いますが、みなさん一生懸命役割を果たしてくれるのでとてもとても感謝です。





エイミーが企画を進めていくなかで大切にしていること。

「準備が8割」

とても、当たり前なことなんですが、イベントの成否って、その準備によって8割決まると思っています(もっというと9割強!)。ほんとに実際のイベント時間は3時間程度で、当日は「あっ!」という間に終わります。もし、当日に想定していないことが起こってしまうと、対応できないまま終わってしまいます。「もしかしたらこういうことが起こるかもしれない」をベースに準備をしておかないといけません。例えその準備が無駄になったとしても。

「なんとかなる」ではなく「なんとかする」。これもエイミーが大切にしている言葉です。


今年も何も無いようにデザインをすすめていますが、いろんなことを想定して、ご来場いただいたみなさまが楽しんでいただけるよう、スタッフ一同準備を進めていきます。


エイミー







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