みなさん、こんにちは！ティアフェス副主催のエイミーと申します。はじめましての方、どうぞよろしくお願いいたします。
今回、ティアフェスサイトのコンテンツのひとつとして、「ティアフェスの舞台裏紹介」という企画が上がりました。一部興味がある方もいらっしゃると思うので、何回かに分けてメイキング オブ ティアフェス（全１０回程度を予定）少しずつお話しできればなと思います。
まず、第一回目の今回は、「イベントのキックオフ」についてお話ししてみたいと思います。
今年で４回目になるティアフェスですが、もちろんイベントのテーマは「アストルティアの誕生をお祝いする」ことです。なので、あたりまえですが、例年開催日はアストルティアの誕生日の前にしています。では、実際、いつ頃から準備を始めるかというと、「だいたい年末年始ごろ」から話を始めています。
ティアフェスの企画段階での主なコミュニケーションはTwitterのDMグループです。もちろん、アストルティア内で会話することもありますが、インしている時間は、どちらかというとそれぞれやりたい事をやっているかんじですね。リアルのお仕事とは違って、まとまった打ち合わせ時間をとれるわけではないので、丁寧に進めようとするとどうしても隙間時間を活用して、薄く長く時間をかけていくスタイルになります。ですから、どうしても早めに動かざるを得ないという感覚です。
とは言っても、まずはメイアを中心とした数名で、去年のイベントの振り返りからゆるーくはじめていくイメージです。フェスの運営では、かなり長い間「KPT法」という振り返りを行ううえでのフレームワーク（思考方法みたいに捉えてください）を利用しています。
KPTは以下の頭文字です。前向きな議論になるのでおすすめです。
「Keep（成果が出ていて継続すること）」
「Problem（解決すべき課題）」
「Try（次回にむけてチャレンジしたいこと）」
基本的には、前回のフェスにおけるKPTを中心に、今年はこんなことをやってみたいなーということをイメージして言語化し、年度の運営スローガンを決めます。（今年のスローガンは「１０周年記念パーティー」）多くの人に協力いただくので、当たり前のことを当たり前で流さず、しっかりと言語にして伝えていくことが重要だと思っています。
参考：２０２０年の振り返りを基に作成した２０２１の重点強化ポイント
そして、その漠然としたイメージをすり合わせていき、おおよそ全体像が決まってくるのが（今年で言うと）２月～３月ごろ。このタイミングで、企画の全体のマイルストーン（全体工程の道しるべの設置）を設定します。担当者を割り振って、個別の検討に入っていきます。エイミーは手元にタスクリスト、ガントチャートを作ってスケジュール管理を行っていきます。（だいたいいつも遅れてしまう・・・けど、確認しながらやることが大事だとおもっています。）
ここまで終わった段階で、参加イベンターを招集してキックオフミーティングが行われます。今年は４月に実施しました。
参考：２０２０マイルストーン
以上、第一回目は「イベントのキックオフ」でした。
次回は、ティアフェスにおける「メイアの役割」について掲載します。
キックオフ段階で大切にしていることまとめ
・コミュニケーションは薄く長く丁寧に
・振り返りはとても重要
・イメージの可視化（当たり前でも）もとても重要
・スケジュールの全体像を共有したうえで、手元では詳細管理
エイミー