Making of TiaFes vol.1 イベントのキックオフ

みなさん、こんにちは!ティアフェス副主催のエイミーと申します。はじめましての方、どうぞよろしくお願いいたします。

今回、ティアフェスサイトのコンテンツのひとつとして、「ティアフェスの舞台裏紹介」という企画が上がりました。一部興味がある方もいらっしゃると思うので、何回かに分けてメイキング オブ ティアフェス(全10回程度を予定)少しずつお話しできればなと思います。



まず、第一回目の今回は、「イベントのキックオフ」についてお話ししてみたいと思います。


今年で4回目になるティアフェスですが、もちろんイベントのテーマは「アストルティアの誕生をお祝いする」ことです。なので、あたりまえですが、例年開催日はアストルティアの誕生日の前にしています。では、実際、いつ頃から準備を始めるかというと、「だいたい年末年始ごろ」から話を始めています。


ティアフェスの企画段階での主なコミュニケーションはTwitterのDMグループです。もちろん、アストルティア内で会話することもありますが、インしている時間は、どちらかというとそれぞれやりたい事をやっているかんじですね。リアルのお仕事とは違って、まとまった打ち合わせ時間をとれるわけではないので、丁寧に進めようとするとどうしても隙間時間を活用して、薄く長く時間をかけていくスタイルになります。ですから、どうしても早めに動かざるを得ないという感覚です。


とは言っても、まずはメイアを中心とした数名で、去年のイベントの振り返りからゆるーくはじめていくイメージです。フェスの運営では、かなり長い間「KPT法」という振り返りを行ううえでのフレームワーク(思考方法みたいに捉えてください)を利用しています。

KPTは以下の頭文字です。前向きな議論になるのでおすすめです。


「Keep(成果が出ていて継続すること)」

「Problem(解決すべき課題)」

「Try(次回にむけてチャレンジしたいこと)」


基本的には、前回のフェスにおけるKPTを中心に、今年はこんなことをやってみたいなーということをイメージして言語化し、年度の運営スローガンを決めます。(今年のスローガンは「10周年記念パーティー」)多くの人に協力いただくので、当たり前のことを当たり前で流さず、しっかりと言語にして伝えていくことが重要だと思っています。


参考:2020年の振り返りを基に作成した2021の重点強化ポイント


そして、その漠然としたイメージをすり合わせていき、おおよそ全体像が決まってくるのが(今年で言うと)2月~3月ごろ。このタイミングで、企画の全体のマイルストーン(全体工程の道しるべの設置)を設定します。担当者を割り振って、個別の検討に入っていきます。エイミーは手元にタスクリスト、ガントチャートを作ってスケジュール管理を行っていきます。(だいたいいつも遅れてしまう・・・けど、確認しながらやることが大事だとおもっています。)

ここまで終わった段階で、参加イベンターを招集してキックオフミーティングが行われます。今年は4月に実施しました。


参考:2020マイルストーン


以上、第一回目は「イベントのキックオフ」でした。

次回は、ティアフェスにおける「メイアの役割」について掲載します。


キックオフ段階で大切にしていることまとめ

・コミュニケーションは薄く長く丁寧に

・振り返りはとても重要

・イメージの可視化(当たり前でも)もとても重要

・スケジュールの全体像を共有したうえで、手元では詳細管理


エイミー


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